ISO 9001 Denetim Süreci: Aşamalar ve Kanıtlar

Aşama 1: denetime hazırlık ve sınırlar

Kapsam, saha yapısı, temel dokümante bilgiler ve sistemin hazır olma durumu gözden geçirilir. Aşama 2 planı için prosesler, vardiyalar ve faaliyet koşulları anlaşılır. Hazırlık eksikleri belirlenirse aradaki süre bunların ele alınmasına göre düzenlenir. Aşama 1 tamamlanması otomatik belge hakkı oluşturmaz.

Aşama 2: siparişten sonuca kanıt zinciri

Varsayımsal bir bakım hizmetinde denetçi müşteri talebini, iş emrini, görevlendirilen personelin yeterliliğini, kullanılan ekipmanın kontrolünü ve teslim onayını ilişkilendirebilir. Görüşme ile anlatılan uygulama, kayıt ve gözlemle karşılaştırılır. Örnekleme kullanıldığından bütün dosyalar tek tek okunmaz; bir örnekte görülen tutarsızlık daha geniş inceleme gerektirebilir.

Uygunsuzluk geldiğinde ne hazırlanır?

Bulgu hangi şartın hangi kanıtla karşılanmadığını açıkça göstermelidir. Kuruluş önce mevcut hatayı düzeltir, sonra nedenini ve benzer işlere etkisini analiz eder. Yeni kontrolün uygulandığını ve işe yaradığını gösteren kayıtlar hazırlayın. Sadece “personele bilgi verildi” yazılması, tekrarı önleyen çözümün etkinliğini her durumda göstermez.

Kapanış toplantısı ile karar arasındaki fark

Kapanış toplantısında bulgular ve denetim sonucu açıklanır; gerektiğinde takip yöntemi görüşülür. Belgelendirme kuruluşu rapor ve gerekli kapanış kanıtlarını karar sürecine alır. Denetimi yürüten kişiler belge kararını kendi denetimleri için vermez. Denetçiye ödeme veya danışman kullanımı olumlu kararın şartı ya da garantisi olarak sunulamaz.

Denetime hazırlık matrisi